เอกสารงานขายต่างๆ เอกสารงานขายที่ควรรู้

การขายที่เกิดขึ้นสำหรับบริษัทต่างๆจะมีเอกสารงานขายที่มีรูปแบบคล้ายกัน ซึ่งมักจะสร้างความสับสนให้แก่คนทั่วไปที่ไม่ได้มีพื้นฐานมาก่อน สำหรับบทความนี้จะยกตัวอย่างกระบวนการที่เกิดขึ้นในงานขายว่ามีการใช้เอกสารงานขายเหล่านี้กันอย่างไร

บริษัทA มีทีมขายเข้าไปเสนอขายสินค้าX ให้กับบริษัทB โดยหลังจากมีการพูดคุยกันแล้ว ทางบริษัทB ได้ตกลงว่าจะซื้อสินค้าX ตามที่ได้ตกลงกันไว้กับทีมขายของบริษัทA

Process ที่ 1 บริษัทA สร้างใบเสนอราคา(Quote/Quotation)ตามที่ได้พูดคุยกันไว้ให้บริษัทB 

โดยใบเสนอราคานี้จะมีรายละเอียดทั้งหมดในการขายที่เกิดขึ้นนี้ คือ

-ข้อมูลผู้ขาย

-ข้อมูลผู้ซื้อ

-ข้อมูลสินค้า/บริการ เช่น จำนวนสินค้า ราคาสินค้า/บริการ ราคารวม ภาษี ส่วนลด ค่าจัดส่ง เป็นต้น

-เงื่อนไขการจัดทำ จัดส่ง ระยะเวลาเครดิต การชำระเงิน หมายเหตุต่างๆที่เกี่ยวกับการขาย/บริการ

-ระยะเวลาที่ใบเสนอราคานี้มีผล

ความสำคัญของใบเสนอราคา คือ การยืนยันหรือใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงว่ามีรายละเอียดในการตกลงซื้อขายกันเป็นอย่างไร นอกจากนี้ในมุมมองของทางลูกค้า(บริษัทB)สามารถนำใบเสนอราคาจากบริษัทอื่นที่มีสินค้าชนิดเดียวกันมาเปรียบเทียบกันได้ก่อนที่จะตกลงซื้อขายจริง

Process ที่ 2 บริษัทB จัดทำใบสั่งซื้อ(Purchase order)ให้กับบริษัทA เพื่อยืนยันว่าจะซื้อสินค้าX ตามใบเสนอราคาที่ส่งมา

ใบสั่งซื้อนี้จะเป็นเอกสารที่ฝ่ายจัดซื้อของบริษัทB ได้จัดทำขึ้นเพื่อเป็นการยืนยันหรือใช้อ้างอิงเป็นคำสั่งซื้อแล้วส่งให้แก่ผู้ขาย(Supplier) ซึ่งในตัวอย่างนี้ก็คือบริษัทA นั่นเอง

Process ที่ 3 ในกรณีที่บริษัทA ต้องการความแน่นอน จะสร้างใบสั่งขาย(Sale order)ให้บริษัทB ยืนยันอีกครั้งหลังจากได้รับใบสั่งซื้อของบริษัทBแล้ว

นอกจากจะเป็นการยืนยันเพื่อลดความผิดพลาดในกระบวนการขายแล้ว ทางบริษัทAยังสามารถใช้ใบสั่งขาย(SO)เป็นการตรวจสอบสต๊อกสินค้าหรือใช้เพื่อให้เตรียมการผลิตสินค้า เพื่อให้แน่ใจว่าการขายที่เกิดขึ้นนี้ ทางบริษัทมีสินค้าให้ลูกค้าได้ตามที่ตกลงไว้

Process ที่ 4 บริษัทA ออกใบแจ้งหนี้(Invoice) ให้บริษัทB เพื่อแจ้งให้ทราบถึงยอดเงินที่ต้องชำระ

สรุป

ใบเสนอราคา(Quote) → เอกสารที่ผู้ขายสินค้าแจ้งรายละเอียด เงื่อนไขต่างๆ ให้ผู้ซื้อพิจารณาก่อนตัดสินใจซื้อ

ใบสั่งซื้อ(Purchase order) → เอกสารที่ผู้ซื้อใช้เป็นคำสั่งซื้อให้กับผู้ขายสินค้า

ใบสั่งขาย(Sale order) → เอกสารที่ผู้ขายสินค้าใช้ยืนยันการซื้อสินค้าของผู้ซื้อ

ใบแจ้งหนี้(Invoice) → เอกสารที่ผู้ขายสินค้าแจ้งหนี้/จำนวนเงินที่ต้องชำระ ให้กับผู้ซื้อสินค้า

Connexion CRM มีระบบใบเสนอราคาที่ช่วยลดความยุ่งยากในการทำเอกสารการขายเหล่านี้ โดยสามารถดึงข้อมูลการขาย รายชื่อลูกค้าจากในระบบได้ทันที ไม่ต้องเสียเวลากรอกข้อมูลเองทุกครั้ง มีระบบอนุมัติใบเสนอราคา และออกแบบรูปแบบของเอกสารได้ตามต้องการ นอกจากนี้ยังสามารถสร้าง(Generate) เอกสารที่เกี่ยวข้องกันซึ่งช่วยเพิ่มความสะดวก และลดความผิดพลาดเกี่ยวกับข้อมูลที่ไม่ตรงกันของเอกสารงานขายแต่ละชนิด